Membuat Basis Data dan Mendesain Tabel Di
Microsoft Access
1.1. Pendahuluan
Pengertian Basis Data
Database (basis data) adalah: sistem
penyimpanan beragam jenis data dalam sebuah entitas yang besar untuk diolah
sedemikian rupa agar mudah dipergunakan kembali.
sistem
basis data adalah perpaduan antara
basis data dan sistem manajemen basis data (DBMS).
DBMS
adalah software yang menangani semua akses ke basis data.
Contoh dari DBMS
yaitu Microsoft SQL, Server 2000, Oracle, Mysql, Interbase,
Paradox,
Microsoft Access, dan Lain-Lain.
Komponen-komponen
basis data antara lain :
1. Entitas
Entitas digunakan
untuk menerapkan integritas pada tingkat Entity (Tabel), agar
setiap Instances
(Record/Baris) pada suatu Entity bersifat unique yang disebut sebagai
Primary Key
sehingga dapat dibedakan antara yang satu dengan yag lain.
Contoh :
a.
Semua pelanggan, atau pelanggan saja dengan entitas Adi, Ryan, Endah dan
seterusnya.
b.
Semua Mobil atau mobil apa saja dengan entitas mobil Kijang, Starlett dan
lainlain.
2. Atribut
Setiap entitas
pasti memiliki atribut yang mendeskripsikan karakteristik dari entitas
tersebut. Penentuan/pemilihan
atribut-atribut yang relevan bagi sebuah entitas
merupakan hal
pentng lainnya dalam pembentukan model data. Penetapan atribut bagi
sebuah entitas
umumnya memang didasarkan pada fakta yang ada. Tetapi tidak selalu
seperti itu.
Istilah atribut sebenarnya identik dengan pemakaian kolom data.
Contoh :
a.
Entitas pelanggan
Atributnya
kd_pelanggan, nm_pelanggan, alamat, notelpon.
1.2.
Normalisasi
Normalisasi
adalah proses penyusunan tabel-tabel yang tidak redudan (dobel),
yang dapat
menyebabkan anomali pada saat terjadi operasi manipulasi data seperti
tambah, ubah, dan
hapus.
Anomali
yaitu proses basis data yang memberikan efek
samping yang
tidak diharapkan (misalnya menyebabkan ketidakkonsistenan data atau
membuat sesuatu
data menjadi hilang ketika data lain dihapus).
Bentuk-bentuk normalisasi
:
a.
Bentuk Tidak Normal
Bentuk ini
merupakan kumpulan data yang akan direkam ,tidak ada keharusan
mengikuti format
tertentu,dapat saja tidak lengkap dan terduplikasi.data dikumpulkan
apa adanya sesuai
keadaannya.
b.
Bentuk Normal Pertama (1st Normal
Form)
Sebuah tabel
disebut 1NF jika :
_ tidak ada baris yang duplikat dalam tabel
tersebut
_ masing-masing cell bernilai tunggal
c.
Bentuk Normal Kedua (2nd Normal
Form)
Bentuk Normal
Kedua(2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabl semua atribut yang
tidak termasuk
dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada primary
key secara utuh.
d.
Bentuk Normal Ketiga (3rd Normal
Form)
Menghilangkan
anomali-anomali hasil dari ketergantungan fungsional.
e.
Bentuk Normal Keempat (4th Normal
Form)
f.
BCNF (Boyce Code Normal Form)
1.3.
Implementasi Perancangan Basis Data
Mengenal
Lingkungan Kerja Ms. Access 2003
Microsoft
Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi
basis data dengan
model relasional. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data
Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif
sehingga memudahkan
pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007
yang termasuk ke
dalam Microsoft Office System 2007.
Susunan/
hierarki pada access :
_ Character
_ Field
_ Record
_ File
_ Database
1.4.
Membuat Basis Data di Access
1.
Mengaktifkan Ms. Access
Klik menu Start _ All Program _ Ms. Office _ Ms. Access
2.
Membuat Database
Klik File _ New _ Pilih pada Task Pane _ Bland Database
Tampil jendela
File New Database, Isi nama database yang ingin dibuat.
Klik tombol Create
Kemudian tampil
jendela database seperti berikut :
Objects
yang berada pada jendela database yaitu sebagai berikut :
·
Tables
Merupakan objek
utama dalam sebuah file database sekaligus objek pertama yang
harus dibuat
karena didalam tabel inilah seluruh data-data yang dibutuhkan
disimpan
·
Queries
Merupakan objek
yang berfungsi untuk menampilkan, mengubah dan menganalisa
data.
·
Forms
Merupakan objek
yang digunakan untuk menampilkan data yang tersimpan dalam
tabel (untuk
pembuatan user interface)
·
Reports
Merupakan objek
yang digunakan untuk merangkum dan mencetak data atau suatu
laporan secara
efektif.
·
Pages
Page merupakan
objek yang digunakan untuk mengakses data diweb secara
langsung (online).
·
Macros
Merupakan objek
yang digunakan untuk mengoptimasi sekaligus menghemat waktu
yang diperlukan
dalam pembuatan aplikasi database. Dengan kata lain Macro
adalah kumpulan
beberapa perintah, yang tersusun dalam sebuah daftar.
·
Modules
Merupakan objek
yang digunakan untuk menuliskan kode program atau prosedur
yang dapat
digunakan untuk progaram aplikasi.
_ LATIHAN PRAKTIKUM
Buatlah sebuah
database baru dengan nama : KOPERASI.MDB
1.
Membuat Tabel
Langkah-langkah
membuat tabel :
1. Klik Tab Tables
pada Objects
2. Double Klik
pada Create Table in Design View
3. Buat tabel
sesuai dengan strukturnya, lalu simpan tabel
(File _ Save _ Ketik nama tabelnya)
Buatlah 4 buah
tabel dengan struktur sebagai berikut :
1.
Tabel : Barang
2.
|
Field Name
|
type
|
Text
|
Keterangan
|
|
Kdbarang
|
Text
|
4
|
Primary Key
|
|
Nmbarang
|
Text
|
30
|
Combo Box
|
|
Satuan
|
Text
|
6
|
|
Field Name Type Size Keterangan
Kdbarang Text 4 Primary Key
Nmbarang Text 30
Satuan Text 6 Combo Box
Harga Currency -
Combo Box : Klik
tab Lookup pada
Field Properties
Display Control :
Combo Box
Row Source Type :
Value List
Row Source :
“Pack” , “Sachet”
Isikan data pada
tabel Barang sebagai berikut :
2. Tabel : Karyawan
Field Name Data Type Size Keterangan
|
Field Name
|
Data Type
|
Size
|
Keterangan
|
|
Nik
|
Text
|
9
|
Primary Key
|
|
Nmkaryawan
|
Text
|
30
|
|
|
Bagian
|
Text
|
15
|
|
Nik Text 9 Primary Key
Nmkaryawan Text 30
Bagian Text 15
Isikan data pada
tabel Karyawan sebagai berikut :
3. Tabel : Penjualan
Field Name Data Type Size Keterangan
Nofaktur Text 5 Primary Key
Tglfaktur Date/Time 8
Nik Text 9 Combo Box
Combo Box : Klik
tab Lookup pada
Field Properties
Display Control :
Combo Box
Row Source Type :
Table/Query
Row Source :
Karyawan Pilih nama tabelnya
Isikan data pada
tabel Penjualan sebagai berikut :
3. Tabel
: Detail_Penjualan
|
Field Name
|
type
|
Text
|
Keterangan
|
|
Kdbarang
|
Text
|
4
|
Primary Key
|
|
Nmbarang
|
Text
|
30
|
Combo Box
|
Konsep Dasar Database
• Database (basis data)
adalah: sistem penyimpanan beragam jenis data dalam sebuah entitas yang besar
untuk diolah sedemikian rupa agar mudah dipergunakan kembali.
• Dengan menggunakan
komputer, konsep pengolahan database tradisional dapat diotomasi sehingga
memudahkan pekerjaan. Data yang disimpan bisa sangat variatif (angka, teks,
gambar, suara, dan jenis data
multi-media lainnya).
Objek Database
dalam Microsoft Access
dalam Microsoft Access
• TABLE: Tempat data
mentah disimpan. Data disusun membentuk baris (disebut record) dan kolom
(disebut field)
• FORM: Lembaran
elektronik yang memudahkan pemakai untuk memasukkan, menampilkan, dan
menganalisis data. Form biasanya terkait langsung dengan Table.
• QUERY: Proses
pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang diinginkan yang akan
ditampilkan/dicetak
• REPORT: Tampilan
data dalam bentuk tercetak/tertulis. Dasar pembuatan Report adalah Table atau
Query, dengan format yang disesuaikan keinginan pengguna.
• MACRO: Kumpulan
beberapa perintah yang dapat dilakukan secara sekaligus dalam database.
Digunakan untuk mengotomasi tugas-tugas yang sering dilakukan.
• MODUL: Sebuah unit
pemrograman berbasis Visual Basic yang disesuaikan dengan sistem aplikasi Microsoft
Access. Modul dibuat sebagai sebuah program buatan untuk keperluan khusus (taylor-made).
DATABASE RELASIONAL
• Aplikasi manajemen
database mengenal dua macam bentuk database:
• flat-file: semua record
tersimpan dalam satu tabel;
• database
relasional: memiliki banyak tabel yang saling terkait, dengan sebuah unsur data
yg berfungsi sebagai pengait (disebut primary key).
• Dengan semakin
banyaknya data yang dikelola, hampir tidak mungkin bahwa semua rekaman (record)
disimpan dalau satu tabel. Manfaat database relasional adalah membuat sistem
pengolahan data menjadi lebih efisien dan tabel data dapat dipilahkan dengan
kategori yang berbeda. Fungsi primary key sangat penting dalam menemukan
relasi dan logika kaitan antar tabel.
- PENGERTIAN BASIS
DATA DAN SISTEM BASIS DATA
Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang tersimpan secara
bersama-sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga
mudah untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program
aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada
program yang akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga
apabila ada penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan
mudah dan terkontrol.
- ADA BEBERAPA
KRITERIA BASIS DATA YAITU :
· Bersifat data oriented dan bukan
program oriented.
· Dapat digunakan oleh beberapa program
aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
· Dapat berkembang dengan mudah, baik
volume maupun strukturnya.
· Dapat memenuhi system-sistem baru
secara mudah.
· Dapat digunakan dengan cara-cara yang
berbeda
· Kerangkapan data dapat diminimalkan
Sistem Basis Data
adalah system yang terdiri atas kumpulan table / file yang saling berhubungan
dalam sebuah basis data dan sekumpulan program berupa DBMS yang memungkinkan
beberapa pemakai atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi table-tabel
berikut.
- Basis data
memiliki beberapa elemen penting yaitu :
· Basis data sebagai inti dari system
basis data
· Perangkat lunak untuk mengelola basis
data
· Perangkat keras sebagai pendukung
operasi pengolahan data
· Serta manusia yang mempunyai peran
penting dalam system tersebut.
Sistem basis data merupakan system penyusunan berkas data
yang saling terpadu. Mempunyai komponen-komponen sebagai berikut:
A. Data base ( Basis Data)
Adalah kumpulan file-file yang saling
berhubungan atau berelasi sehingga membentuk suatu basis data.
B. Software ( Perangkat Lunak )
Adalah
perangkat lunak yang digunakan dalam suatu system basis data. Pengelolahan
basis data secara fisik tidak dapat dilakukan pemakai secara langsung, tetapi
ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang khusus yang disebut DBMS ( Database
Management System ) yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan,
disimpan, diubah dan diambil kembali. Perangkat lunak yang termasuk dalam DBMS
seperti Dbase III+ , Dbase IV, foxbase, foxpro, SQL, Rbase, Ms Access, Oracle
dan Informix.
C. Hardware ( Perangkat keras )
Adalah perangkat keras dalam suatu
system basis data, dimana mempunyai komponen-komponen utama berupa :
· Unit Pusat Pengolah ( Central
Processing Unit atau CPU )
· Unit Penyimpanan ( Storage Unit )
· Keyboard, Monitor, Printer,
dll.Brainware (Manusia)
D. Manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data.
Pemakaian ini terbagi
atas empat kategori :
· Sistem Engineer
Yaitu
tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan sistem basis dan juga
mengadakan
peningkatan serta melaporkan kesalahan dari sistem tersebut kepada
pihak
penjual.
· Administrasi Basis Data
Yaitu
tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengawasi sistem basis
data,merencanakan dan pengaturanya.
· Programmer
Yaitu
bertugas membuat program aplikasi yang diperlukaan oleh pemakai akhir
dengan menggunakan data yang terdapat dalam sistem
basis data
· Pemakaian Akhir
Yaitu
tenaga ahli yang menggunakan data untuk mengambil suatu keputusan yang
diperlukan
dalam suatu instansi/perusahaan.
Beberapa istilah dalam system basis data
A. Enterprise
Yaitu suatu bentuk organisasi
Data yang disimpan dalam basis data yang merupakan data operasional dari suatu
Enterprise. Contoh : Hotel, Sekolah, Rumah sakit, Bank dll.
B. Entitas
Yaitu objek yaitu dapat dibedakan dengan objek yang lainnya.
Contoh : Dalam Enterprise Sekolah terdapat Entitas Mahasiswa, Mata kuliah,
Dosen.
C. Atribut
Yaitu sebutan untuk mewakili suatu entity
Contoh : Dalam Entitasi Mahasiswa memiliki atribut NIM, Nama, Alamat, Agama
dan Lain-lain.
D. Nilai Data atau Data Value
Yaitu informasi yang tercakup dalam setiap elemen data. isi dari atribut
disebut
E. Record ( Tuple )
Yaitu kumpulan field-field yang saling berkaitan yang menginformasikan tentang
suatu entity secara lengkap.
F. File
Yaitu kumpulan record-record yang sejenis dimana mempunyai panjang
elemen
yang sama , attribute yang sama namun berbeda -beda data valuenya.
G. Database
Yaitu kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file
lainnya
sehingga membentuk suatu bangunan data.
H. Database Management System (DBMS )
Yaitu kumpulan file yang saling berkaitan bersama – sama dengan program untuk
pengelolaannya. Database adalah kumpulan datanya,
sedang program pengelolanya
berdiri sendiri dalam satu paket program yang berfungsi untuk membaca data,
mengisi data, menghapus data serta melaporkan data dalam database.
- KEUNTUNGAN DAN
KERUGIAN SYSTEM BASIS DATA :
A. Keuntungan Sistem Basis Data
· Data dapat dipakai secara bersama –
sama ( Multiple User )
· Data dapat distandarisasikan
· Mengurangi kerangkapan data ( Redudansi
)
· Adanya kemandirian ( kebebasan ) data
atau data independent
· Keamanan (security ) data terjamin
· Keterpaduan data terjaga ( masalah
integritas )
B. Kerugian Sistem Basis Data
· Diperlukan tempat penyimpanan yang
besar
· Diperlukan tenaga yang terampil dalam
mengelola data
· Perangkat lunaknya mahal
· Kerusakan pada sistem basis data dapat
mempengaruhi departemen yang terkait
1. Data Karakter (Character)
2. Data Numerik (Numeric)
3. Data Logika (Logic)
4. Data Memo (Memo)
5. Data Tanggal (Date)
dBASE mengenal dua jenis variabel memori, yaitu private dan public. Variabel memori dapat pula mempunyai jenis Karakter, Numerik, Tanggal atau Logika.
Kegunaan dBASE:
dBASE dapat membaca, menyimpan data atau informasi pada 13 file yang spesifik dengan extension file sudah ditetapkan oleh dBase yaitu :
• File Database, ekivalen dengan tabel data relasional dimana file disusun berdasarakan record-record, dan setiap record terdiri dari field-field yang mengandung elemen-elemen data. (Extension DBF)
• File Memo Database, file ini berifat sebagai file pendukung dari file Database, yang berfungsi untuk menyimpan isi dari data field memo. Artinya file ini muncul secara otomatis jika dalam struktur file database kita ada mengunakan field memo. (Extension DBT)
• File Index, data dalam database dapat di index secara logic atau secara fisik pada satu atau beberapa field dari file yang bersangkutan. Hasil dari peng-index-an tersebut disimpan pada file ini. (Extension NDX) • File Command atau Procedure, adalah suatu file yang menyimpan sekumpulan perintah atau instruksi, dikenal dengan nama program. (Extension PRG)
• File Format, adalah file yang menyimpan bentuk-bentuk format layar, pesanan yang digunakan dengan item-item data dalam sebuah database untuk mamasukkan data dengan. (Extension FMT)H07R: dBase : 3 • File Label, suatu fasilitas untuk keluaran /output dalm bentuk label. (Extension LBL) • File Memori, untuk menyimpan variable-variabel memori. (Extension MEM)
• File Report Form, file untuk menghasilkan keluaran/ output dari database. (ExtensionFMT) • File Output Text, untuk menyimpan text yang dapat dibaca oleh perangkat lunak lainnya. (Extension TXT) • File Catalog, sejenis dengan file database yang bersifat special-pur-pose yang berisikan tentang informasi file-file guna memudahkan dalam penelusuran suatu lingkup aplikasi berisikan kumpulan dari file-file.DBF, .NDX, .FRM, .FMT, .LBL DAN .VIE. (Extension CAT)
• File Query, berisikan informasi tentang data-data tertentu dari suatu file database yang sedang digunakan. Dapat juga digunakan penyaringan data dalam file database yang ada. (Extension QRY) • File Screen, berfungsi untuk menginformasikan tentang format ( .FMT) file yang digunakan pada monitor sehingga kita dapat memberikan batasan-batasan tertentu. (Extension SCR)
• File View, berfungsi untuk menyimpan informasi komdisi pengaturan atas dua buah file database dalam menampilkan unsur data pada masing-masing, dengan sistem key field. (Extension VUE
